발주서 양식 무료 다운로드 엑셀 한글 워드 총정리
발주서 총정리
발주서 양식과 작성 전 확인사항 한 번에 정리
공개 안내 자료 기준 · 작성일 2026-10-08
발주서 필수 항목과 작성법
거래처에 물건을 주문해야 하는데 발주서에 무엇을 적어야 빠짐이 없을지 고민되시나요?
발주서는 구매하는 쪽이 품목과 수량, 납기 같은 주문 조건을 공급업체에 알리는 문서로 안내됩니다.
구두나 메시지로만 주문하면 품목, 수량, 금액, 납기를 나중에 다시 확인해야 할 가능성이 크다고 설명하는 안내가 있습니다.
발주서에는 발주번호와 발주일자, 발주처와 공급자 정보, 품명·규격·단위, 수량·단가·공급가액, 세액과 합계금액, 납기일과 납품장소가 들어가는 것으로 안내됩니다. 결제조건과 특기사항, 검수 기준은 권장 항목으로 소개됩니다.
초보자가 가장 자주 놓치는 항목이 부가세 표기라고 설명하는 안내가 있습니다. 부가세 포함인지 별도인지 어떻게 적는지는 아래 섹션에서 확인해 보세요.
결제조건과 검수 기준은 권장 항목
발주번호와 발주일자는 문서를 식별하고 이력을 추적하는 기준으로 설명됩니다. 파일 이름을 거래처명, 발주일자, 발주번호 순으로 통일하면 나중에 찾기 쉽다고 안내하는 곳이 있습니다.
항목별 확인
숫자로 보는 발주서
필수 항목
7가지
번호·정보·품목·수량단가·금액·납기
권장 항목
2가지
결제조건·특기사항
파일 이름
3단계
거래처·일자·번호 순
· 법에서 정한 하나의 고정 발주서 양식이 있는 것은 아니라고 안내되는 경우가 있습니다.
· 이 내용은 공개된 안내 자료를 정리한 것이며, 현재 기준과 달라졌을 수 있습니다.
· 세부 내용은 거래 상대방과 관할 기관의 안내에서 확인하세요.
작성하는 순서
기본 항목은 확인됐는데, 양식 파일은 어디서 받을 수 있을까요? 다음 페이지에서 확인해 보세요.
양식 확인하기Q. 발주서에 꼭 들어갈 항목은 무엇인가요?
발주번호와 발주일자, 발주처·공급자 정보, 품명과 규격, 수량·단가·공급가액, 세액과 합계, 납기일과 납품장소가 안내됩니다.
Q. 발주번호는 어떻게 정하나요?
발주번호 생성 규칙은 따로 정해진 것이 없는 것으로 안내되며, 파일 이름 규칙과 함께 미리 정해 두라고 설명됩니다.
발주서 부가세 포함·별도 표기
발주서 금액을 적었는데 부가세가 포함인지 별도인지 몰라 거래처와 금액이 어긋난 적이 있으신가요?
부가세 포함 여부를 양식에 명확히 쓰지 않으면 납품 후 금액 확인에서 불필요한 소통이 생긴다고 안내됩니다.
공급가액과 부가세를 한 칸에 섞어 적으면 나중에 세금계산서 합계와 맞지 않을 수 있다고 설명하는 안내가 있습니다.
공급가액, 세액, 합계금액을 각각 나눠 적고, 금액이 부가세 포함인지 별도인지 문구로 밝히라고 안내됩니다. 수량과 단가를 넣으면 공급가액과 세액, 합계가 자동으로 계산되는 엑셀 양식도 소개됩니다.
건설이나 공사 발주서에서는 공급가액과 부가세를 별도로 표기하고 지급 조건의 비율과 시점도 함께 적는 것이 권장된다고 안내됩니다. 내 거래에 맞는 방식은 거래처와 확인하세요.
포함인지 별도인지 문구로 표시
금액은 공급가액, 세액, 합계금액 세 줄로 나눠 적는 방법이 안내됩니다. 지급 조건에 계약금, 중도금, 잔금이 있다면 비율과 시점을 함께 적으라고 설명됩니다.
금액 칸 구성
숫자로 보는 금액 표기
금액 칸
3개
공급가액·세액·합계
표기 방식
2가지
부가세 포함·별도
지급 단계
3단계
계약금·중도금·잔금
· 부가세 처리는 사업자 유형과 거래 종류에 따라 달라질 수 있습니다.
· 이 내용은 공개된 안내 자료를 정리한 것이며, 현재 기준과 달라졌을 수 있습니다.
· 세부 내용은 거래 상대방과 관할 기관의 안내에서 확인하세요.
금액 정하는 순서
금액 표기는 정리됐는데, 자동 계산 양식은 어디서 받을 수 있을까요? 다음 페이지에서 확인해 보세요.
양식 확인하기Q. 발주서 금액은 부가세 포함으로 적나요?
포함과 별도 중 어느 쪽인지 문구로 밝히는 것이 중요하다고 안내되며, 거래처와 합의한 방식에 맞춥니다.
Q. 엑셀 양식에서 금액이 자동 계산되나요?
수량과 단가를 넣으면 공급가액, 부가세 포함 금액, 세액을 계산하는 양식이 있는 것으로 소개됩니다.
발주서·견적서·거래명세서 차이
견적서, 발주서, 거래명세서, 세금계산서가 모두 비슷해 보여서 어떤 순서로 쓰는지 헷갈리시나요?
거래 서류는 거래 전, 주문, 거래 후, 세무 증빙 단계로 나눠 쓰는 것으로 안내됩니다.
견적서와 거래명세서는 세법상 적격증빙이 아니라고 설명하는 안내가 있어, 세금계산서와 구분해서 알아두는 것이 좋습니다.
기본 흐름은 견적서 작성, 거래 확정, 거래명세서 발행, 세금계산서 발행, 입금 확인으로 안내됩니다. 발주서는 이 중 거래 확정 단계에서 구매하는 쪽이 주문 조건을 알리는 문서로 쓰이는 것으로 이해됩니다.
견적서가 협의용인지 확정된 제안인지에 따라 발주서의 의미가 달라질 수 있다고 안내됩니다. 어떻게 달라지는지는 다음 섹션에서 확인해 보세요.
견적서→발주서→거래명세서→세금계산서
견적서는 거래를 시작하기 위한 가격과 조건 제안, 거래명세서는 거래 결과를 기록하는 문서, 세금계산서는 세무 증빙으로 안내됩니다. 발주서는 구매하는 쪽의 주문 의사를 담는 문서로 설명됩니다.
서류 비교
숫자로 보는 거래 서류
거래 서류
4종
견적·발주·명세·세금계산서
흐름
5단계
입금 확인까지
세무 증빙
세금계산서
적격증빙 역할
· 발주서와 주문서는 같은 의미로 쓰이는 경우도 있다고 안내됩니다.
· 이 내용은 공개된 안내 자료를 정리한 것이며, 현재 기준과 달라졌을 수 있습니다.
· 세부 내용은 거래 상대방과 관할 기관의 안내에서 확인하세요.
서류 쓰는 순서
서류 차이는 정리됐는데, 발주서 양식은 어디서 받을 수 있을까요? 다음 페이지에서 확인해 보세요.
양식 확인하기Q. 발주서와 견적서는 어떻게 다른가요?
견적서는 판매하는 쪽의 가격 제안이고, 발주서는 구매하는 쪽이 주문 조건을 알리는 문서로 안내됩니다.
Q. 거래명세서는 세금계산서와 같은가요?
거래명세서는 거래 내역 기록용이고 세금계산서는 세무 증빙 역할로 구분해 안내됩니다.
발주서의 효력과 변경 시 주의점
발주서를 보냈는데 거래처가 답이 없거나 조건이 바뀌면 어떻게 되는지 걱정되시나요?
계약은 청약과 승낙의 의사가 맞을 때 성립하고 계약서 작성이나 날인이 필수 요건은 아니라고 안내됩니다.
계약이 성립했다는 것과 세부 내용이 확정됐다는 것은 별개라고 설명하는 안내가 있습니다. 검수 기준이나 하자보증기간, 지체상금이 나중에 다툼이 될 수 있습니다.
발주서는 견적서에 대한 승낙이 될 수도, 새로운 청약이 될 수도 있다고 안내됩니다. 발주서가 수량, 단가, 납기 같은 핵심 조건을 바꿨다면 새로운 청약으로 볼 수 있고, 이 경우 공급업체가 변경 조건을 받아들여야 계약이 성립한다고 설명됩니다.
명시적 회신이 없어도 생산 착수나 물품 발송 같은 행위가 승낙으로 인정될 수 있다고 안내됩니다. 어떤 문구로 성립 조건을 남기는지는 아래 방법을 확인해 보세요.
견적서·발주서 내용 일치가 중요
발주서에 해당 견적서의 번호와 날짜를 표시하고, 견적과 다른 내용은 따로 구분해 공급업체의 발주 승인을 받는 방법이 안내됩니다. 구두로 바꾼 내용은 이메일이나 메신저로 다시 확인하라고 설명됩니다.
상황별 대응
숫자로 보는 효력
성립 요건
2가지
청약과 승낙
변경 시
승인필요
공급업체 확인
금액 변동
변경발주서
큰 변경은 서면으로
· 상시 거래하는 업체 사이에서는 발주를 받고도 답하지 않으면 승낙으로 볼 여지가 있다고 설명하는 안내가 있습니다.
· 이 내용은 공개된 안내 자료를 정리한 것이며, 현재 기준과 달라졌을 수 있습니다.
· 세부 내용은 거래 상대방과 관할 기관의 안내에서 확인하세요.
효력 관리 순서
효력은 정리됐는데, 변경 사항을 적을 수 있는 양식은 어디서 받을 수 있을까요? 다음 페이지에서 확인해 보세요.
양식 확인하기Q. 발주서만 보내도 계약이 되나요?
청약과 승낙의 의사가 맞으면 성립하며 계약서 작성이나 날인은 필수 요건이 아니라고 안내됩니다.
Q. 조건이 바뀌면 어떻게 하나요?
변경 내용을 구분해 표시하고 공급업체의 승인을 받으며, 구두 변경은 서면으로 다시 확인하라고 안내됩니다.
하도급 거래 발주서와 서면 발급
하청업체에 일을 맡기는데 발주서만 보내도 되는지, 계약서를 따로 줘야 하는지 헷갈리시나요?
하도급 거래에서는 법에서 정한 사항을 담은 서면을 작업 시작 전까지 발급하는 것으로 안내됩니다.
서명이나 기명날인이 없는 서면은 서면 미발급에 해당한다고 설명하는 안내가 있습니다.
제조위탁은 물품 납품을 위한 작업 시작 전, 건설위탁은 공사 착공 전까지 서면을 발급하는 것으로 안내됩니다. 위탁일, 목적물 내용, 수량과 단가, 납품 시기와 장소, 검사 방법, 대금과 지급 방법·기일 등이 기재사항으로 소개됩니다.
서면은 하도급 거래가 끝난 날부터 3년간 보존하라고 안내됩니다. 내 거래가 하도급법 대상인지는 공정거래위원회 안내에서 확인해 보세요.
거래 종료일 기준
원재료를 제공하는 경우 품명, 수량, 제공일, 대가의 지급 방법과 기일을 적고, 원재료 가격 변동에 따른 대금 조정의 요건과 방법도 서면에 담는 것으로 안내됩니다. 일반 발주서 양식만으로 이 항목이 모두 채워지는지는 따로 확인해야 합니다.
기재사항 정리
숫자로 보는 하도급 서면
보존 기간
3년
거래 종료일부터
검사 결과 통지
10일
수령일부터로 안내
확인 요청 회신
15일
원사업자 회신 기한으로 안내
· 서면 발급 의무를 지키지 않았을 때의 제재 수준은 이 페이지에서 확인하지 못했습니다.
· 이 내용은 공개된 안내 자료를 정리한 것이며, 현재 기준과 달라졌을 수 있습니다.
· 세부 내용은 거래 상대방과 관할 기관의 안내에서 확인하세요.
서면 발급 순서
하도급 서면은 정리됐는데, 발주서 양식은 어디서 받을 수 있을까요? 다음 페이지에서 확인해 보세요.
양식 확인하기Q. 하도급 거래에서 발주서만 주면 되나요?
법에서 정한 사항이 빠지면 서면 발급으로 보기 어려울 수 있다고 안내되어, 기재사항을 확인하라고 설명됩니다.
Q. 서면은 얼마나 보관하나요?
하도급 거래가 끝난 날부터 3년간 보존하는 것으로 안내됩니다.